Come creare un Manuale di formazione e perché sei intelligente se lo fai

Iniziamo subito a parlare dell’approccio tradizionale alla formazione.

Questo è, in generale, il massimo che questo metodo può offrire.
Ti ricorda qualcosa la frase: “Tranquilli, poi vi mandiamo le slides”?
Esatto! È proprio da questo approccio che nasce il problema a cui vorrei ovviare.
Ai relatori sembra di fare qualcosa di buono dicendo all’uditorio quest’ultima frase: in realtà, non stanno facendo nulla di buono e, a breve, vedremo perché.

Capirai che l’approccio tradizionale non funziona e avrai ben chiaro che un corso non nasce e muore dall’inizio alla fine del corso.
Cosa significa?
Ti ho appena spiegato che siamo a un punto di svolta: un corso non può essere strutturato solo dallo speech del relatore di fronte alle persone.
No!
Devono esserci dei momenti di supporto prima e dopo lo speech, in modo tale da arricchire la fase di apprendimento dello studente/partecipante.
Questo è un punto di snodo per la discussione, che successivamente ti farò.

Perché approccio alla formazione “tradizionale” che NON funziona?

Quali sono i problemi e i limiti dell’approccio tradizionale alla formazione?
A questo punto, potresti farmi questa obiezione:

“Guarda, Gabriele, non mi hai proprio convinto. Nel senso che, secondo me, non è vero che l’approccio tradizionale offra alle persone solamente il corso di formazione: dà molte possibilità a chi lo utilizza!”

Di conseguenza, ho sviluppato tutti i possibili scenari in cui si può ritrovare un partecipante a un corso di formazione tradizionale, con i relativi problemi che ha chi l’ha organizzato.
Primo problema che già ti ho accennato nelle pagine precedenti:

Come ti ho già spiegato, il problema principale è che la gente non ricorda e non comprende tutto a primo acchito.

Di conseguenza, per ovviare a ciò, i relatori adottano diverse soluzioni, vediamole insieme.

Primo scenario: Dai le slides ai partecipanti (“Tranquilli, poi vi mando le slide!”).

Quali sono le conseguenze di questo approccio?

• Una comprensione parziale, riduttiva e approssimativa;
• Un approccio simile a una parafrasi di un canto dantesco.

Il vero valore di un corso di formazione non è avere delle slide che fanno seguire una scaletta di argomenti dissertati, ma tutta la mole di informazioni che il relatore va a esprimere all’uditorio.
Le slides, oggi, non sono più come quelle degli anni Settanta, nelle quali c’era tutto il testo scritto in piccolo: sembrava che i relatori dovessero andare a fare una recita alle elementari!
Oggi le slides possono anche essere solo delle immagini, utili per far ricordare alla persona l’argomento trattato.
Partendo da quella immagine, il relatore parla e integra con la sua conoscenza le diapositive.
Questo è il metodo tradizionale con cui si tiene un corso: anche all’università, in realtà, i professori fanno così.
Le slides sono un punto di riferimento: se alle persone dai solo quelle però offri loro una comprensione parziale e riduttiva, perché fornisci solo un’immagine che ricorda l’esistenza dell’argomento, ma non lo spiega approfonditamente.
Visto che è anche il titolo del Manuale, questo è sicuramente il punto più problematico del metodo tradizionale: ovviamente il metodo peggiore rispetto a questo è quello di non dare nemmeno le slides!

Secondo scenario: Dai le registrazioni audio-video dopo il corso.

I problemi di questo approccio sono:

• La complessità di ri-accedere alle informazioni;
• La difficoltà di recuperare un’idea che, ad esempio, è contenuta all’ora 5 minuto 14;
• L’apprendimento che si sviluppa secondo la stessa modalità.

Molti mi dicevano (poi sono diventati miei clienti, perché hanno capito che non era la miglior cosa da fare): “Vabbè, però io registro i corsi di formazione e do audio e video ai partecipanti”.
Facendo così, però, si rende complesso accedere alle informazioni, perché alcuni corsi durano anche quattro o cinque giorni.
Alcuni nostri clienti (magari anche tu che stai leggendo) sono dei campus o dei master universitari, che durano, per esempio, 2 anni, nei quali tengono 4 incontri al mese di 8 ore ciascuno: in un solo mese, fanno 32 ore di formazione.
Alla fine dell’anno, raggiungono le 384 ore.
Come possono inviarle ai partecipanti?
Prova tu a inviare tutte quelle ore di registrazione, che peseranno centinaia e centinaia di gigabyte.
Inoltre, dopo un anno, se uno studente vuole rivedersi un argomento specifico e non ricorda esattamente quando fosse stato spiegato, non riesce a recuperarlo.
Lo stesso vale anche per un corso di un giorno: in un giorno si danno un’infinità di nozioni!
Dove si possono reperire le informazioni?
Dare solo le registrazioni ha delle limitazioni pazzesche!
Anche nel caso in cui la persona riesca a recuperare il punto esatto dove si trova quell’informazione specifica, non è comunque qualcosa di fruibile o di valore.
Oltre a tutto ciò, risentire le registrazioni dà la stessa modalità di apprendimento.
Credo tu sappia che noi tutti abbiamo due modalità di apprendimento:

1. Frontale: è il corso di formazione (è molto utile, perché stimola i sensi uditivo e visivo, principalmente);
2. Personale: è la lettura di un libro, in cui cerchi di comprendere e ricordare le nozioni.

Sono entrambe fondamentali.
Dare alla persona molteplici modalità di apprendimento permette di aumentare il livello e la probabilità di comprensione delle informazioni.

Terzo scenario: Fai un manuale PRIMA di tenere il corso e lo dai come materiale “pre-corso”.

Quali sono i limiti?

• È come scrivere un Manuale;
• Non rispecchia al 100% la formazione;
• Se la rispecchia, la sensazione per chi ti ascolta è che durante il corso tu stai semplicemente leggendogli il Manuale.

Ti do un dato: per scrivere un’ora di discorso, col nostro metodo, ci impieghi 7 ore.
Se hai un corso di 8 ore, cioè di una giornata, facendo qualche calcolo, scopri che ci metterai 78 ore per scrivere il manuale di riferimento.
Ah, attenzione: non basta scrivere il testo, perché devi anche rileggerlo, impaginarlo…
Naturalmente, questo manuale non rispecchierà al 100% la formazione che andrai a fare in aula: il vero docente non “recita” la lezione a memoria.
Essendo esperto nella sua materia, la sua conoscenza spazia: è questo il valore in più, cioè il motivo per cui le persone hanno pagato per sedersi nella sua aula e ascoltarlo parlare.
Nel caso in cui, invece, il tuo manuale rispecchi esattamente la tua formazione al 100%, gli studenti avranno la sensazione che tu stia loro leggendo il Manuale.
A quel punto diranno: “Ah! Vabbè, ma allora me ne stavo a casa: leggevo il Manuale per conto mio e risparmiavo tempo e denaro!”.
E il tuo corso avrà perso tutto il suo valore.
Questa è esattamente la sensazione che si ha in questi casi!

Quarto scenario: fai un manuale dopo aver tenuto il corso.

Può sembrarti la cosa migliore da fare, ma anche in questo caso ci sono delle problematiche.
Ho conosciuto formatori di livello che producono essi stessi il manuale, ma lo fanno “alla veloce”, incappando in diversi problemi:

• Risulta un lavoro impreciso;
• Con molti errori al suo interno;
• Erogato con notevoli ritardi.

Consegnano manuali con errori e sempre in ritardo, perché non è il loro core (lavoro).
Oltre a ciò, sprecano inutilmente le loro risorse, mettendosi a trascrivere essi stessi, dopo il corso, lo speech che hanno appena fatto.
Beh, tu dirai: “Allora lo faccio io, ma lo faccio bene!”.
Come ti ho detto, noi conosciamo esattamente il tempo necessario per trascrivere bene un discorso: ci vuole un tempo pari a sette volte e mezzo della durata del seminario.
Con “trascrivere bene” intendo riportare per iscritto il discorso, revisionarlo e formattarlo graficamente.
Anche in questo caso ti faccio un esempio.
Hai un corso di due giorni, 8 ore al giorno: sono 16 ore totali.
Moltiplicale per 7,5 e ottieni 120 ore di lavoro, se vuoi avere un prodotto ben fatto e, quindi, preciso.
Questo è solo il tempo medio che si impiega.
Ipotizziamo che tu divida il lavoro in giornate da 4 ore di lavoro al giorno: ci metti 30 giorni!
Ci metti 30 giorni per fare la trascrizione del corso che hai appena tenuto!
Non sarò io a dirti che questa è un dispendio inutile del tuo tempo, della tua energia e delle tue risorse!
Tutto questo discorso vale anche nel caso in cui tu la faccia fare a un tuo egregio collaboratore: ricordati che in ogni caso, anche se trascrive tutto un tuo bravissimo dipendente, lo stai pagando, forse anche tanto, per fare un lavoro che non è il suo.
Inoltre, se fai fare il manuale a un tuo collaboratore, rischi che venga male -dal momento che gli stai dando un lavoro nel quale non è specializzato. Ricordati anche sempre che la trascrizione è un processo che, oltre che essere lungo e laborioso, è complesso e tecnico. Non è sicuramente un’attività che può essere delegata a “chiunque”.

L’approccio Multi-dimensionale all’apprendimento (ovvero: perché ti serve un Manuale).

La vera domanda è: “Perché ti serve un corso di formazione sotto forma di Manuale fatto professionalmente da un servizio di trascrizione?”.

Ti serve per vari motivi:

1. Aumenta il valore, aumenta il guadagno.

Viene percepito di enorme valore.
Non mi stancherò mai di dirti che il manuale è un contenuto editoriale!
Cosa significa questo?
Significa che ha una copertina, un titolo, un format, un sommario (come un Manuale), quindi ha anche dei titoli di capitoli e paragrafi.
Ogni manuale, poi, ha il suo formato di stampa.
Spesso sono in A4, ma abbiamo diversi clienti che decidono di stampare in formato A5, che è quello di un qualunque libro, o di trasformare dei loro manuali da un formato A4 a un formato A5.
Il manuale è un contenuto editoriale e, in quanto tale, producendone uno, crei asset nel vero senso della parola: produci un valore pazzesco per la tua azienda, perché realizzi del contenuto importante.
Questo principio tanto semplice quanto intuitivo.
Se sei un consulente e fai una giornata in azienda e, alla fine della prestazione, invece che andartene via e lasciare nulla in mano di concreto all’azienda consulenziata, le lasci un Manuale scritto che contiene la trascrizione ben scritta di tutta la consulenza… Che effetto credi abbia una cosa di questo tipo?
Risposta facile: il tuo servizio consulenziale viene percepito come di maggior valore.
Non sei più tu che entri, parli, te ne vai e “alla prossima”.
Sei tu che fai una consulenza e, invece di “lasciare le slides o gli appunti grezzi presi durante la giornata”, rilasci un Manuale ben scritto. Il tuo cliente potrà ristudiarsi e custodire tali informazioni per l’eterno.
Quanti consulenti fanno questa cosa?
Di quanto aumenterebbe ìl valore percepito della tua consulenza?
Attenzione, perché più valore percepito si traduce immediatamente in un risultato appetibile per chiunque di noi:

2. Aumenti il livello di comprensione.

Fai la differenza sul livello di comprensione dei partecipanti/studenti.
Quanto è importante che i partecipanti al tuo corso comprendano al 100% le informazioni che hai dato loro?
È fondamentale!
Abbiamo alcuni imprenditori che usano il nostro servizio di creazione di manuali all’interno della propria azienda.
Ciò significa che, per esempio, se devono formare i venditori, tengono un corso, nel quale convocano tutti i venditori: fanno otto ore di corso, poi ci mandano le registrazioni e noi produciamo un manuale che loro daranno successivamente ai loro stessi venditori.
Se il tuo lavoro è proprio quello di vendere come privato un corso di formazione, in maniera mercenaria, potresti pensare (in realtà non puoi, ma dopo ti spiegherò perché) la seguente cosa: “Beh, io ho fatto questo corso, te l’ho venduto; non posso farti il manuale, perché costa troppo: fattelo tu!”.
Ti ripeto che non puoi assolutamente pensare in questo modo, ma dopo capirai perché: per ora segui questo ragionamento mercenario.
Ci sono, però, situazioni che ti toccano più da vicino.
Quando devi fare un corso di formazione interna, sei molto più interessato a fare in modo che i tuoi collaboratori (nonché partecipanti al corso) comprendano tutto alla perfezione e abbiano un manuale di studio, che permetta loro di reperire facilmente tutte le nozioni di cui devono essere a conoscenza.
In questa situazione, sei molto attento a tutto ciò: vedrai che capirai meglio perché ti serve un manuale!
In quel caso, è fondamentale fare la differenza circa il livello di comprensione.
È indispensabile che anche chi paga per partecipare a un tuo corso sia trattato allo stesso modo.
Anzi, forse dovrebbe essere trattato meglio, perché quello è proprio il tuo core: si suppone che, in quel caso, tu sia meglio di un imprenditore qualsiasi che tiene un corso per i propri venditori, senza che quella mansione sia il suo core.
Se tu sei un campus, un formatore, un coach o uno speaker, quello è il tuo core: ti devi differenziare assolutamente sotto questo punto di vista!

3. Due modalità di apprendimento.

1. Lezione frontale;
2. Studio autonomo.

Te l’ho spiegato già prima: un manuale permette di fare una lezione frontale, ma anche di ristudiare gli argomenti trattati ognuno per conto proprio.
È un valore pazzesco!
Aumenta la probabilità di comprensione da parte delle persone che hanno preso parte al corso e studiano con te.

4. Invasione dello spazio.

I manuali pesano e invadono l’ambiente.
In maniera pratica, immagina la differenza tra fare un corso di formazione, che termina senza manuale e con le persone che vanno a casa, finite le ore, senza nulla in mano, e farne uno al cui termine viene consegnato un manuale relativo al corso.
Nel primo caso, i partecipanti si dimenticano tutte le informazioni date durante le lezioni.
Nel secondo caso, il manuale che viene consegnato è un oggetto fisico: la persona può leggerlo, sfogliarlo, studiarlo e, in questo modo, si ricorderà delle nozioni imparate al corso e di te.
Inoltre, quel manuale sarà, in seguito, messo in libreria o sulla scrivania: la tua faccia sarà sempre presente nella casa di quella persona!
Abbiamo una cliente, Roberta, che lavora nel campo della formazione delle aziende onicotecniche: fa corsi di formazione per estetiste specializzate nella cura delle unghie, riscuotendo un enorme successo.
Al loro termine, lei consegna sempre un manuale: immagina dove andrà a finire quel testo!
Esatto! Finirà nei centri estetici!
Anche in questo caso ti chiedo: quanto è importante invadere l’ambiente?
È fondamentale!
Le persone, entrando nello studio, vedranno sempre il manuale applicativo di Professione Onicotecnica, che è il blog tenuto da Roberta.
Lo vedranno costantemente sulla scrivania dello studio.
Quanto valore ha tutto ciò?
Soprattutto oggi, perché viviamo nell’era di internet, in cui il “deserto digitale” è sconfinato: ci dimentichiamo le e-mail, la posizione di importanti file PDF all’interno della memoria del nostro computer, etc.
Invadere l’ambiente, oggi, dà uno spessore enorme al tuo corso di formazione, qualunque esso sia e di qualunque categoria esso sia.

5. Rendi il tuo cliente appassionato di quello che fai/divulghi/tratti/Insegni.

Se lo vuole collezionare, hai fatto centro!

Questo è un altro fattore di straordinaria importanza.
Conosci il principio del “Cliente Fanatico”? Si tratta di un concetto inventato da Piernicola De Maria il quale sostiene che alla base del buon andamento di una qualunque azienda esiste un aspetto che NON può mai essere trascurato:

Un’azienda deve mirare non minimamente a “soddisfare” i suoi clienti, ma a renderli il più soddisfatti possibile.

Come ti dicevo, devi pensare anche in che modo tu ti possa differenziare dalla concorrenza.
Come lo puoi fare?
Devi trattare i clienti in una maniera diversa da come vengono gestiti dalla concorrenza.
Se tieni corsi di web marketing e la maggior parte delle persone che offre questo tipo di formazione fa il corso e, una volta terminato, non dà nessun materiale, mentre tu consegni un manuale (magari prima e dopo le tue lezioni), offri un trattamento proprio di un altro livello ai tuoi partecipanti!
Ciò valorizza moltissimo la relazione che hai coi tuoi clienti, partecipanti, studenti, etc.
Puoi accedere alla nostra libreria di casi studio per la produzione di manualistica professionale.